Manuale operativo e strategico per la gestione, il monitoraggio e la valorizzazione delle mobilità Erasmus+ per adulti nell’ambito della rete HUB Con‑FormazionE+.

Indice

1. Visione e Obiettivi delle Linee Guida

2. Modello di Qualità e Principi di Riferimento

3. Ciclo Operativo della Mobilità (Pre‑Durante‑Post)

4. Procedure Interne Metiva Academy

5. Standard di Accompagnamento e Benessere

6. Indicatori di Qualità e Strumenti di Verifica

7. Ruoli e Responsabilità

8. Allegati Operativi (A–F)

1. Visione e Obiettivi delle Linee Guida

Le Linee Guida per la Qualità delle Mobilità Erasmus+ Adulti di Metiva Academy definiscono i principi e le pratiche operative per garantire standard elevati di organizzazione, inclusione, sicurezza e impatto formativo. Esse si fondano sull’esperienza maturata nelle quattro mobilità realizzate nel 2024‑2025 (Tenerife, Praga, Barcellona e Atene), trasformate in procedure replicabili. L’obiettivo generale è assicurare che ogni mobilità contribuisca in modo misurabile alla crescita professionale dei partecipanti e al rafforzamento della rete HUB Con‑FormazionE+. Le Linee Guida fungono da documento di riferimento per partner, formatori, accompagnatori e coordinatori, fornendo criteri chiari di pianificazione, monitoraggio e valutazione.

2. Modello di Qualità e Principi di Riferimento

Il modello di qualità adottato da Metiva si ispira ai quattro pilastri delle Erasmus Quality Standards: inclusione, sostenibilità ambientale, digitalizzazione e partecipazione attiva. A questi si aggiungono due principi interni: cooperazione territoriale e apprendimento esperienziale. Il sistema è organizzato in cinque dimensioni di qualità:

• Coerenza strategica (allineamento con gli obiettivi Erasmus+ e Metiva Academy);

• Eccellenza organizzativa (pianificazione, selezione, gestione logistica e amministrativa);

• Centralità del partecipante (inclusione, accompagnamento, sicurezza e benessere);

• Innovazione e trasferibilità (diffusione di pratiche formative e strumenti digitali);

• Valutazione e miglioramento continuo (PDCA applicato a tutte le fasi).

3. Ciclo Operativo della Mobilità (Pre‑Durante‑Post)

Il ciclo operativo della mobilità si articola in tre fasi principali:

• Fase Preparatoria – include la selezione dei partecipanti, la formazione linguistica e digitale, la firma dei Learning Agreement, la verifica assicurativa e la preparazione logistica. Ogni partecipante riceve un Infopack e partecipa a un incontro pre‑partenza obbligatorio.

• Fase di Implementazione – riguarda la permanenza all’estero, con attività di formazione, job shadowing o mobilità discenti. Gli accompagnatori compilano diari di bordo e schede di monitoraggio giornaliere.

• Fase di Follow‑up – prevede la raccolta dei feedback, la valutazione delle competenze acquisite, il rilascio di badge digitali e la disseminazione dei risultati negli HUB regionali.

4. Procedure Interne Metiva Academy

Metiva ha definito un set di procedure interne che garantiscono trasparenza, sicurezza e tracciabilità. Ogni mobilità è documentata attraverso: 1) un Dossier di Mobilità contenente tutti i moduli e i registri firmati; 2) una scheda di monitoraggio giornaliero; 3) un registro attività con le evidenze fotografiche; 4) un verbale di debriefing. Le procedure amministrative prevedono la gestione digitale dei contratti di mobilità, la registrazione centralizzata dei dati dei partecipanti e il rispetto delle normative GDPR.

5. Standard di Accompagnamento e Benessere

L’accompagnamento dei partecipanti è elemento cruciale della qualità Metiva. Ogni gruppo è seguito da un tutor con funzioni di mediazione linguistica, supporto emotivo e gestione delle emergenze. Gli standard minimi prevedono: una riunione quotidiana di verifica, un canale di comunicazione diretto 24h, e un report finale di benessere compilato da ogni partecipante. Sono inoltre previste linee guida specifiche per l’inclusione di persone con minori opportunità e la gestione dei rischi sanitari o logistici.

6. Indicatori di Qualità e Strumenti di Verifica

Gli indicatori di qualità sono suddivisi in cinque categorie: partecipazione, apprendimento, organizzazione, inclusione e impatto. Le misure vengono raccolte attraverso rubriche valutative, schede di autovalutazione, report osservativi e questionari EUSurvey. Gli strumenti di verifica includono anche il confronto tra obiettivi previsti nei Learning Agreement e risultati effettivi. I dati vengono archiviati nel sistema di monitoraggio Metiva Cloud e analizzati trimestralmente per la redazione dei PDCA di miglioramento.

7. Ruoli e Responsabilità

Ogni mobilità è gestita da una struttura organizzativa definita:

• Presidente Metiva Academy – supervisione strategica e garanzia di qualità;

• Coordinatore Erasmus+ – pianificazione, selezione e gestione amministrativa;

• Tutor di gruppo – accompagnamento, sicurezza e comunicazione quotidiana;

• Formatori ospitanti – progettazione e conduzione delle attività formative;

• Responsabili HUB – disseminazione e trasferimento dei risultati;

• Partecipanti – partecipazione attiva, rispetto delle regole e condivisione dei feedback.

8. Allegati Operativi (A–F)

Allegato A – Flusso di Gestione Mobilità

1. Analisi dei bisogni formativi → 2. Selezione partecipanti → 3. Formazione linguistica e digitale → 4. Incontro pre‑partenza → 5. Mobilità → 6. Debriefing → 7. Disseminazione → 8. PDCA finale

Allegato B – Checklist di Qualità

Allegato C – Piano di Monitoraggio Formativo

Ogni mobilità è monitorata attraverso osservazioni dirette e autovalutazioni. I dati vengono raccolti in tre momenti: inizio, metà e fine corso. Il tutor registra i progressi dei partecipanti utilizzando rubriche comuni per competenze linguistiche, digitali, interculturali e green.

Allegato D – Modulo di Feedback Partecipanti

Il modulo EUSurvey è integrato da una sezione interna Metiva per la raccolta qualitativa dei feedback. I partecipanti descrivono tre apprendimenti principali, due difficoltà incontrate e una proposta di miglioramento. I dati vengono analizzati per definire azioni correttive nei PDCA successivi.

Allegato E – Rubrica di Osservazione Tutor/Accompagnatore

Allegato F – Tabella KPI Qualità Annuale